Halo Sobat RM!
Salah satu pertanyaan yang sering muncul dalam pengelolaan rekam medis adalah: berapa lama rekam medis harus disimpan? Apakah boleh dimusnahkan? Apa dasar hukumnya?
Artikel ini akan membahas aturan terbaru mengenai retensi (masa simpan) rekam medis berdasarkan regulasi terkini.
Dasar Hukum Retensi Rekam Medis
Berdasarkan Permenkes No. 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis dan regulasi sebelumnya (Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008), disebutkan bahwa:
- Rekam medis pasien dewasa: disimpan minimal selama 5 (lima) tahun sejak pasien terakhir berobat
- Rekam medis anak: disimpan hingga pasien berusia 25 tahun
- Rekam medis meninggal dunia: disimpan minimal 10 tahun sejak tanggal meninggal
Catatan penting: masa simpan ini adalah minimal. Fasilitas kesehatan boleh menyimpan lebih lama jika dianggap perlu.
Retensi Rekam Medis Elektronik
Sejak adanya transformasi digital, rekam medis elektronik (RME) juga tunduk pada masa simpan yang sama. Data RME wajib disimpan secara aman, terlindungi, dan dapat diakses jika dibutuhkan kembali.
Bagaimana Jika Masa Simpan Sudah Lewat?
Jika masa simpan sudah lewat, maka berkas boleh dimusnahkan dengan prosedur sebagai berikut:
- Ditetapkan dalam kebijakan rumah sakit/puskesmas
- Dilakukan oleh tim yang berwenang
- Dibuatkan berita acara pemusnahan
- Melibatkan proses penghancuran yang menjaga kerahasiaan data pasien
Kenapa Retensi Itu Penting?
Karena rekam medis bisa diperlukan untuk:
- Evaluasi pelayanan kesehatan
- Klaim BPJS atau asuransi
- Pembuktian hukum jika terjadi sengketa medis
- Penelitian atau pendidikan
Tips Pengelolaan Retensi
- Gunakan sistem kode warna atau label masa simpan
- Buat jadwal rutin untuk mengevaluasi berkas retensi
- Susun SOP pemusnahan rekam medis sesuai regulasi
- Pindahkan rekam medis fisik lama ke gudang arsip terpisah
Penutup
Mengelola retensi rekam medis bukan hanya tentang mengosongkan ruang arsip, tapi bagian dari tanggung jawab hukum dan profesional faskes. Pastikan semua dilakukan sesuai aturan dan tercatat dengan baik.
Nantikan artikel ke-15: Privasi dan Keamanan Data dalam Rekam Medis Elektronik (RME)
Salam hangat,
Fitroh – Sobat RM
“Belajar Rekam Medis Tanpa Ribet”